Automatisering van bedrijfsprocessen: complete gids
Wat is automatisering van bedrijfsprocessen (BPA)?
Business Process Automation (BPA) is het gebruik van technologie om handmatige, repetitieve taken of processen te ondersteunen of over te nemen. BPA kan grote efficiëntiewinsten opleveren, waardoor de organisatie tijd en geld bespaart, fouten vermindert en de transparantie vergroot. Deze automatisering kan verschillende vormen aannemen en kan resultaten opleveren voor bedrijven in alle sectoren en in alle afdelingen binnen die bedrijven. BPA is het meest effectief bij het uitvoeren van alledaagse, herhaalbare taken die niet de beste besteding zijn van de tijd of vaardigheden van uw medewerkers.
BPA verschilt van Business Process Management (BPM), dat verwijst naar een bredere inspanning om bedrijfsbrede processen te reguleren, in tegenstelling tot de meer specifieke en taakgerichte workflows van BPA die meestal op afdelingsniveau plaatsvinden. BPA valt binnen BPM, maar is slechts één onderdeel van die grotere puzzel.
Waarom is automatisering van bedrijfsprocessen belangrijk?
De voordelen van het gebruik van BPA zijn aanzienlijk en omvatten:
-
- Kostenreductie – Bijvoorbeeld door het verhogen van de efficiëntie en het verlagen van loonkosten en gerelateerde kosten.
- Verhoogde procesvisibiliteit – Opkomende problemen die je niet vroeg kunt zien, hebben de neiging te groeien en worden later duurder om aan te pakken.
- Standaardisering van processen – Vermindert tijd, moeite en geld besteed aan het vinden van informatie in niet-gestandaardiseerde formulieren en velden; het voltooien van taken en het waarborgen van naleving van interne vereisten en externe regelgeving, naast andere voordelen.
- Verbeterde compliance – Bijvoorbeeld, menselijke fouten en ongelijkheden worden verminderd, en elk proces wordt op dezelfde manier voltooid volgens de compliance-regels die u instelt.
- Vereenvoudiging van processen – Het komt vaak voor dat processen jaren en zelfs decennia worden voortgezet alleen omdat “het altijd zo gedaan werd.” Maar nieuwe technologieën en veranderingen in het bedrijf of de markt kunnen een meer flexibele manier van werken vereisen—het vereenvoudigen van processen kan ver gaan in het bereiken van dat doel.
- Verbeterde verantwoording – Verantwoording wordt verbeterd door verhoogde zichtbaarheid en regelmatige rapportage, waardoor u kunt zien hoe alles ervoor staat en wie of wat een knelpunt veroorzaakt.
- Verhogen van efficiëntie – Automatisering voltooit taken sneller en met minder fouten dan mensen, waardoor wachttijden en foutoplossingen worden verminderd. Alleen uitzonderingen hoeven door medewerkers te worden beoordeeld.
- Verminderen of elimineren van menselijke fouten – Automatisering voert het proces elke keer op dezelfde manier uit zonder afwijkingen of fouten. Zorg er wel voor dat het proces naar behoefte wordt bijgewerkt om ervoor te zorgen dat het naar behoren functioneert.
- Procesverbetering in lijn houden met bedrijfsdoelstellingen – Het algemene bedrijfsmantra is om meer te doen met minder. Door processen te versnellen, efficiëntie te verbeteren, fouten te verminderen, compliance te verbeteren en kosten zoals loonkosten te verlagen, maakt BPA bedrijfsprocesverbeteringen mogelijk die nauw aansluiten bij de doelstellingen van het bedrijf, van het verbeteren van de concurrentiepositie tot het binnen budget blijven.
- 24-uurs dienstverlening mogelijk maken voor medewerkers en klanten – Klanten en medewerkers wonen en werken vaak in verschillende tijdzones. Het zou te kostbaar zijn om een 24/7 kantoor te bemannen om volledige service te bieden in elke tijdzone. Automatisering is een veel efficiëntere en betaalbaardere manier om service te verlenen aan iedereen, overal en op hun schema.
BPA helpt een bedrijf niet alleen om te voorkomen dat het personeelsbestand in hetzelfde tempo groeit als het bedrijf, maar kan ook het werk van alle medewerkers versterken. De medewerkerstevredenheid neigt te stijgen met het gebruik van BPA. Volgens een CIO-rapport, “Wanneer medewerkers meer tijd besteden aan de interessante en belonende aspecten van hun werk, stijgt de productiviteit en tevredenheid en – als gevolg daarvan – ook het behoud van medewerkers.”
Welke bedrijfsprocessen kunnen worden geautomatiseerd?
Bedrijfsprocessen kunnen worden geautomatiseerd volgens rollen of door specifieke workflows die rijp zijn voor automatisering. Door procesautomatisering per rol te vereenvoudigen, kan een CEO, CFO, CIO of een lijnmanager gemakkelijker veel van hun dagelijkse of wekelijkse taken automatiseren.
Een andere manier om te bepalen wat te automatiseren is via gerelateerde of gegroepeerde processen. Een voorbeeld is fundamentele automatisering, die is gebaseerd op best practices die een softwareleverancier leert uit jarenlange samenwerking met bedrijven in verschillende industrieën. Andere voorbeelden zijn vooraf gebouwde rapporten en vooraf geconfigureerde rollen in business intelligence (BI) dashboards en metrics om de automatisering te sturen, en intelligente gefaseerde implementaties die zich richten op incrementele procesautomatiseringen om vooruitgang te boeken met minimale verstoring van de bedrijfsvoering.
Voordelen van tools voor automatisering van bedrijfsprocessen
Tools voor automatisering van bedrijfsprocessen maken het automatiseren van taken eenvoudiger, zonder de noodzaak voor handmatige invoer, om operationele kosten te verlagen en arbeidsmiddelen efficiënt te gebruiken. Ze bevatten vaak templates die uw team kan volgen om veelvoorkomende processen te automatiseren, wat zorgt voor consistentie en eenvoud.
Bron
Schwarz, L. S. (2020, 24 november). Business Process Automation: Ultimate Guide. Oracle NetSuite. Geraadpleegd op 7 maart 2024, van https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/business-strategy/business-process-automation-bpa.shtml
